Sous la poussière

Le rapport des Archives fédérales suisses sur la gestion électronique des documents, des données et des affaires, publié en janvier dernier après son approbation par le Conseil fédéral, est disponible depuis la semaine dernière en version française (pdf).

Ce rapport répond à cet objectif exprimé dans le programme de législature 2007-2011 du Conseil fédéral (pdf - voir p. 38):

Dans le cadre de sa stratégie pour une société de l’information en Suisse et des travaux de la Confédération en matière de cyberadministration, le Conseil fédéral décidera d’un plan d’action pour le traitement uniforme et standardisé des données et des documents électroniques au sein de l’administration fédérale. Il vise ici une gestion intégrale des informations numériques, de la création des documents électroniques jusqu’à l’archivage (information lifecycle management, ou gestion du cycle de vie informatique), par la mise en place d’une plate-forme d’information et de processus commune à tous les organes de la Confédération et la standardisation des différents systèmes informatiques de l’administration fédérale.

Le plan d'action prévoit l'abandon (dans la mesure du possible) du papier comme support d'archivage:

Dès 2012, au plus tard, les versions papier des documents n’auront plus d’importance que lorsque la version électronique (c’est-à-dire la signature électronique) ne suffit pas pour des raisons juridiques ou que, pour de sérieux motifs de fonctionnement, une gestion des affaires électroniques n’est pas possible, et dans ces deux cas, elles seront archivées. Mais la Confédération peut continuer à recevoir des données et des documents sous forme papier de services extérieurs à l’administration ou produire des versions papier de documents de travail ayant une utilisation limitée. Les premiers sont toutefois numérisés et intégrés au cycle d’information électronique, les autres n’ont aucune valeur archivistique à long terme. Ces exceptions mises à part, il n’existe pas de classement hybride.

Le programme est ambitieux. Nous verrons si la Confédération se donne les moyens de le réaliser!

Je suis rentré enthousiaste de Berne, où se tenait la semaine dernière un séminaire préparatoire pour ECA2010.

Pour rappel, nous étions quinze jeunes archivistes réunis par les Archives fédérales suisses dans le but de dessiner le programme de la conférence de 2010. Plus précisément, il s'agissait d'identifier:

• les challenges et opportunités se présentant dans le champ de l'archivage numérique (dans l'acception la plus large du terme)
• les thèmes de la conférence
• des sujets pour les ateliers, tables rondes et sessions techniques
• des orateurs
• des recommandations générales sur le déroulement de la conférence

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En septembre, je serai un archiviste en vadrouille. Je vous croiserai peut-être

• les 4 et 5 septembre à Berne, pour la Youngster Conference (voir le billet précédent)
• les 9 et 10 septembre à Berne, à l'atelier sur la préservation des bases de données relationnelles, proposé par les Archives fédérales dans le cadre de Planets
• le 17 septembre à Zurich, au séminaire Digitale Langzeitarchivierung organisé par IBM
• les 18 et 19 septembre, encore une fois à Berne, lors de l'assemblée générale de l'Association des archivistes suisses
• les 29 et 30 septembre à Londres, pendant iPRES2008, conférence internationale sur la préservation des objets numériques

En revanche, vous ne me trouverez pas (et j'en oublie sûrement)

• le 11 septembre à Munich, pour parler E-Government und digitale Archive
• du 14 au 19 septembre à Aarhus (Danemark), à la douzième European Conference on Research and Advanced Technology for Digital Libraries
• le 24 septembre à Londres, pour une formation Information Governance 2.0: Managing and Preserving Records in the digital age

La Section des associations professionnelles et la Branche régionale européenne du Conseil international des archives (EURBICA pour les intimes) préparent pour avril 2010 la 8e Conférence européenne sur l'archivage numérique.

Les Archives fédérales suissses, partenaires de la manifestation, organisent à Berne les 4 et 5 septembre une "Youngster Conference" à laquelle a été invitée une quinzaine de jeunes archivistes. Cette réunion, placée sous le thème "Archiving connecting generations", vise à élaborer le programme de 2010. Durant ces deux jours de brainstorming, les participants identifieront les défis et les opportunités qui se présentent dans le cadre de l'archivage électronique.

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Le Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (ou plus simplement CECO - KOST en allemand) a organisé le 24 avril aux Archives fédérales suisses une après-midi de discussions sur les formats d'archivage, pour inaugurer son Catalogue de formats de données d'archivage.

Quatre exposés étaient présentés, ayant pour thèmes la conception du catalogue du CECO (Georg Büchler, CECO), les formats d'archivage aux Archives fédérales (Urs Meyer, Archives fédérales), les formats bureautiques basés sur XML: ODF vs. OOXML (Xander Kämpfer, Unité de stratégie informatique de la Confédération) et le format PDF/A (Hans Bärfuss, PDF Tools AG).

Je ne résumerai pas ici les deux derniers, les informations étant largement disponible par ailleurs (voir par exemple la revue de presse de Thierry Stoehr sur OOXML et le site du PDF/A Competence Center). Vous serez en revanche peut-être intéressés par ces quelques notes sur les deux autres.

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